Aturan Penulisan Nomor Surat Dinas Terbaru

Sampai saat ini masih banyak penulisan nomor surat dinas di lingkungan dinas pendidikan yang masih belum sesuai dengan peraturan terbaru tentang penulisan nomor surat dinas yang dikeluarkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melaui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

Pedoman  Tata Naskah  Dinas yang dikeluarkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melalui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 merupakan  acuan umum  bagi lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  perguruan tinggi  negeri,  dan/atau  BUMN/BUMD  dalam penyusunan tata naskah dinas (lihat pasal 2). (PERKA  ANRI  Nomor 2 Tahun 2014 dapat Anda download di link tersedia di bawah tulisan ini)

Contoh umum yang masih salah adalah ketidaktahuan kode klasifikasi surat dan cara penulisannya. Untuk Kode Klasifikasi Surat di lingkungan dinas pendidikan dapat kita temukakan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun  2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah

Berikut ini aturan terbaru penulisan nomor surat. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas penulisan nomor surat terbagi dalam 3 katagori, yakni:

1. Nomor  Naskah  Dinas  Arahan     

a.  Peraturan,  Pedoman,  Petunjuk  Pelaksanaan/  Petunjuk  Teknis, Instruksi, Prosedur Tetap (Standar Operasional Prosedur), dan Surat Edaran  Susunan  nomor  naskah  dinas  yang  bersifat  pengaturan  dan penetapan  terdiri  dari  tulisan  Nomor,  nomor  naskah  (nomor  urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.

Contoh

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR  ... TAHUN ...

TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

b.  Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis Pedoman  dan petunjuk  pelaksanaan/  petunjuk teknis merupakan peraturan,  yang  penomorannya  sama  dengan  nomor peraturan. Susunan penomoran pedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis adalah  a) Nomor  urut  pedoman  dan  petunjuk  pelaksanaan/  petunjuk  teknis; dan b)  Tahun terbit.

Contoh

Contoh Format Penomoran Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis:

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

PETUNJUK PELAKSANAAN/ PETUNJUK TEKNIS ..................................

2.  Nomor Surat Dinas  

Susunan nomor surat dinas meliputi: a)  kategori klasifikasi keamanan surat dinas; b) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); c)  kode klasifikasi arsip; d) bulan; dan  e)  tahun terbit.

Contoh

Contoh yang masih salah:

Nomor : 800/122.SMP1/VII/2014

Seharusnya Nomor : 122/800-SMP.1/VII/2014

Artinya :

122 merupakan nomor urut surat

800-smp.1 merupakan kode klasifikasi masalah Kepegawaian di SMP 1 yang disebutkan pada kop surat

VII menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli

2014 menunjukkan tahun atau tahun 2014

3.  Nomor Nota Dinas

Nota dinas  bersifat  internal,  dengan  susunan  penomoran  sebagai berikut: a)   nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);   b)   kode klasifikasi;  c)   bulan (ditulis dalam dua digit); dan  d)  tahun terbit.

Contoh :

Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Bidang      Konservasi  Arsip

Nomor 190/ KN.01/XI/2013

190  : Nomor urut Nota Dinas dalam satu tahun  takwim/kalender

KN.01  : Kode Klasifikasi 

XI  : Bulan Ke-11 (November)

2013    : Tahun 2013

Adapun kode klasifikasi yang berlaku sesuai terdapat pada pasal 8 Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun  2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, adalah sebagai berikut:

000	umum
100	pemerintahan
200	politik
300	keamanan dan ketertiban
400	kesejahteraan
500	perekonomian
600	pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
700	pengawasan
800	kepegawaian
900	keuangan

Pengklasifikasian secara lebih spesipik diatur dalam lampiran Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun  2012 (dapat Anda download di link tersedia di bawah tulisan ini)

Kode klasifikasi surat khusus untuk lingkungan pendidikan yang sering digunakan adalah:

800	kepegawaian
900	keuangan
420	PENDIDIKAN
421	Sekolah
421.1	Pra Sekolah
421.2	Sekolah Dasar
421.3	Sekolah Menengah
421.4	Sekolah Tinggi
421.5	Sekolah Kejuruan
421.6	Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
421.7	Kegiatan Pelajar
421.71	Reuni Darmawisata
421.72	Pelajar Teladan
421.73	Resimen Mahasiswa
421.8	Sekolah Pendidikan Luar Biasa
421.9	Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf
422	Administrasi Sekolah
422.1	Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras, Perpeloncoan
422.2	Tahun Pelajaran
422.3	Hari Libur
422.4	Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
422.5	Beasiswa
423	Metode Belajar
423.1	Kuliah
423.2	Ceramah, Simposium
423.3	Diskusi
423.4	Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
423.5	Kurikulum
423.6	Karya Tulis
423.7	Ujian
424	Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
425	Sarana Pendidikan
425.1	Gedung
425.11	Gedung Sekolah
425.12	Kampus
425.13	Pusat Kegiatan Mahasiswa
425.2	Buku
425.3	Perlengkapan Sekolah

Link Download Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Klik disini  (Mc Word)

atau Disini (Pdf)

Link Download Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun  2012 Tentang Tata Kearsipan atau KodeKlasifikasi Surat Klik disini

@Semoga_Bermanfaat