Klasifikasi Jenis Arsip ASN yang Disimpan pada DMS

        

Website Nasty Mulai tahun 2026, BKN memberlakukan tata kelola arsip ASN (Aparatur Sipil Negara) semuanya dilakukan secara digital melalui DMS (Document Management System)..

Kebijakan ini sekaligus mengakhirnya pengelolaan arsip ASN secara konvensional. Ke deoan, tidak akan ada lagi pengiriman dan penyimpanan arsip ASN dilakukann secara manual.

Langkah revolusioner BKN tersebut tertuang dalam Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Pengelolaan Arsip ASN melalui DMS.

Badan Kepegawaian Negara dalam mengelola Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara berbasis digital yang terintegrasi dan terkolaborasi perlu didukung digitalisasi Arsip Aparatur Sipil Negara yang komprehensif secara nasional.

 

Baca : Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Pengelolaan Arsip ASN melalui DMS

 

Arsip ASN dikelola untuk memastikan ketersediaan dan kelengkapan Arsip Aparatur Sipil Negara serta menjamin keutuhan, kerahasiaan, keamanan dan keotentikannya.

Oleh karena itu, Document Management System diperlukan untuk meningkatkan perlindungan terhadap Arsip Aparatur Sipil Negara dan memberikan kemudahan dalam mengakses Arsip ASN secara cepat, tepat, dan aman.

BKN selanjutnya menetapkan seluruh arsip ASN wajib dikelola secara digital melalui DMS-SIASN sebagai lemari digital.

 

Baca : Cara Akses Lemari Digital (DMS) oleh ASN

 

Klasifikasi Jenis Arsip ASN

Klasifikasi Jenis Arsip ASN yang Disimpan pada DMS

Pemanfaatan dan penyajian informasi Arsip ASN melalui DMS bertujuan mendukung layanan manajemen ASN berbasis digital yang efektif, efisien, dan akuntabel. Instansi pemerintah dapat mengakses Arsip ASN melalui DMS sesuai dengan kewenangan masing-masing.

Sementara itu, ASN memiliki hak untuk mengakses Arsip ASN pribadi melalui MyASN. Akses yang terkontrol ini menjamin keterbukaan informasi sekaligus menjaga keamanan data.

Arsip ASN Digital disimpan dengan jenis file berupa .pdf berukuran maksimum 1MB dan terklasifikasi menjadi sebagai berikut.

Terdapat 2 (dua) jenis arsip ASN digital, yaitu Arsip ASN Utama dan Arsip Arsip ASN Kondisional. Arsip ASN Utama adalah arsip individu ASN terkait dengan Manajemen ASN yang harus dimiliki oleh ASN sejak diangkat menjadi ASN, antara lain :

1. Daftar Riwayat Hidup;

2. D2NIP/Pertimbangan Teknis NIP;

3. Surat Keputusan CPNS dan/atau Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas CPNS;

4. Surat Keputusan PNS;

5. Riwayat pendidikan

6. Riwayat kenaikan pangkat;

7.  Riwayat jabatan; dan

8. Riwayat diklat.

Sedangkan Arsip ASN Kondisional merupakan arsip individu ASN terkait dengan Manajemen ASN di luar Arsip ASN Utama yang tidak dimiliki oleh semua ASN dan tercipta karena kondisi tertentu, seperti Riwayat Pindah Instansi, Surat Keputusan Cuti di Luar Tanggungan Negara, Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja, dan Riwayat Pemberhentian..

Berikut adalah klafisikasi jenis arsip ASN digital yang disimpan pada DMS.

No	Jenis Arsip ASN	Jenis Arsip ASN Digital	Ketentuan Dokumen	Penamaan File Jenis Arsip ASN Digital / Hasil Alih Media
1	Arsip ASN Utama	Daftar Riwayat Hidup	DRH yang diunggah adalah DRH asli pada saat awal pengangkatan atau DRH yang telah diperbarui	NIP_DRH
		D2NIP/PERTEK NIP	Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang	NIP_D2NIP NIP_PERTEK NIP
		SK    CPNS    dan/atau SPMT CPNS	Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang	NIP_SK CPNS NIP_SPMT CPNS
		SK PNS	Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang	NIP_SK PNS
		Riwayat Pendidikan	Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang	NIP_IJAZAH_SMA NIP_IJAZAH_S1
		Riwayat         Kenaikan Pangkat	Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang	NIP_SKJABATAN_ PD1
				NIP_SKJABATAN_ PD2 (Peremajaan Data)
		Riwayat  SK Pelantikan/Pengangk atan dalam Jabatan	Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang	NIP_SKKP_11 → Untuk KP gol I/a NIP_SKKP_32 → Untuk KP gol III/b
		Riwayat Diklat	Dokumen Asli	NIP_(NAMA DIKLAT)
2	Arsip ASN Kondisional	a.    Riwayat pindah instansi; b.   Riwayat Pemberhentian; c.    Riwayat Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN); d.   dll.	Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang	NIP_(NAMA JENIS ARSIP ASN KONDISIONAL)

Baca : Pedoman Pengelolaan Arsip ASN melalui DMS

 

Dengan pengelolaan Arsip ASN yang terintegrasi melalui DMS ini, diharapkan sistem kepegawaian nasional akan semakin profesional, transparan, dan mampu mendukung terwujudnya birokrasi digital yang modern dan terpercay

BACA JUGA : Juknis Penggunaan Layanan DMS SIASN oleh User Verifikator

UNDUH Klasifikasi Jenis Arsip ASN yang Disimpan pada DMS

 

👉=======UNDUH DISINI=======👈

Demikianlah postingan ini, jika menurut Anda Bermanfaat silahkan SHARE, Terimakasih

@Salam Website Nasty